Managed IT-Services: So revolutionieren mittelständische Unternehmen ihre IT-Infrastruktur!
Maximale IT-Leistungsfähigkeit und Cybersecurity sind heute wesentliche Schlüsselkomponenten für Unternehmen. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen monetären und personellen Ressourcen verfügen, um diese Erfordernisse zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Aufgabe, mit eingeschränkten Ressourcen Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen verwaltete IT-Dienstleistungen ins Gespräch. Durch die Auslagerung komplexer oder routinebasierter technologischer Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Backup-Lösungen und Daten-Restaurierung sowie die fortlaufende Überwachung und Modernisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen Technologie-Teams freizustellen, operative Kosten zu reduzieren und sich auf ihr Hauptgeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig gewinnen sie von der Fachkenntnis spezialisierter Technologieanbieter und sichern höchste Sicherheitsvorgaben.
Erfahren Sie in den folgenden Passagen, warum Managed IT-Services besonders für KMUs vorteilhaft sind, wie sie implementiert werden können und worauf bei der Auswahl eines Dienstleistungsanbieters zu achten ist.
In der modernen, schnelllebigen Unternehmenslandschaft ist es für Betriebe unerlässlich, mit dem schnellen technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Ob Technologisierung, Automatisierung, AI-Technologien, Cloud-Computing oder das Internet der Dinge – zeitgemäße Technologien optimieren nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktionskraft, sondern sind auch entscheidend, um langfristig konkurrenzfähig und erfolgreich zu sein, wie zahlreiche Studien aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ (https://www.staufen.ag/insights/studien-whitepaper/studie-performance-treiber-2024/) von Staufen.
Besonders KMUs steht jedoch vor einzigartigen Problemen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu nutzen. Eine der größten Barrieren sind die limitierten Mittel. Während Großkonzerne oft über breite finanzielle Mittel und geschulte Experten verfügen, sieht die Lage für kleinere Betriebe meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, Budgetrestriktionen sowie interne Barrieren in Struktur, Strategie und Kultur führen dazu, dass viele Betriebe nicht in der Position sind das Potenzial neuer Technologien vollständig auszuschöpfen.
Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Frage: Wie können sie trotz dieser Einschränkungen mit großen Akteuren Schritt halten?
Die Antwort liegt in Managed IT-Services.
Eine Einführung in Managed IT-Services: Was Sie wissen müssen!
Unter Managed IT-Services versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen, einen sogenannten verwalteten Dienstleister (MSP), ausgelagert werden. Dieser verantwortet die Betreuung für die IT-Infrastruktur und technischen Abläufe eines Unternehmens. Das Hauptziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Bereitstellen spezialisierter Expertise und Mittel die Effizienz, Betriebsstabilität und Schutz der IT-Umgebung der Kund*innen sicherzustellen, ihre hausinternen Technologieteams zu entlasten und die Compliance mit gesetzlichen Regelungen sowie industriebezogener Richtlinien zu garantieren, ohne dass die Firmen selbst hohe Kapitalaufwendungen in technisches Personal oder unternehmenseigene Infrastrukturen aufbringen müssen.
Von Netzwerkmanagement bis Cloud-Services: Die Leistungen von Managed IT-Services!
Je nach Anforderungen des unterstützten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider verschiedene IT-Dienstleistungen an, die essenziell für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Nachfolgend sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgeführt, die durch die Dienstleister erbracht werden können:
• IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Überwachung, Administration und vorausschauende Instandhaltung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
• Cloud-Services: Eine zusätzliche Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Bereitstellung, Verwaltung und Optimierung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen dynamisch zu erweitern und von überall auf ihre Unternehmensdaten und Geschäftsanwendungen zu zugreifen.
• Backup und Disaster Recovery: Ein wesentlicher Bestandteil von Managed IT-Services ist das Management von Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Dienste stellen sicher, dass die Unternehmensdaten turnusmäßig archiviert werden und im Fall eines Datenverlusts oder eines IT-Sicherheitsereignisses zeitnah wiederhergestellt werden können.
• IT-Sicherheit: Ein weiterer, wichtiger Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies inkludiert neben der Bedrohungserkennung und Vulnerabilitätsanalysen auch Awareness-Trainings und die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen wie Brandschutzwände und Virenschutzsoftware. Außerdem bieten die Anbieter oft auch Dienstleistungen zur Bewältigung von IT-Sicherheitsvorfällen und zur Wiederherstellung nach Internetangriffen an, um die Informationssicherheit und die Geschäftskontinuität zu sichern.
• Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu überwachen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Instandhaltung und zügige Intervention auf potenzielle Störungen, bevor sie zu größeren Unterbrechungen eskalieren.
• Helpdesk- und Support-Services: Ein weiterer nennenswerter Managed IT-Service ist der IT- Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei IT-bezogenen Störungen und Anfragen Hilfe für Endbenutzer, was die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Angestellten erhöht. Dieser Dienst ist oft 24 Stunden am Tag abrufbar und sichert ab, dass IT-Probleme zeitnah behoben werden.
• Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider übernehmen auch die Verantwortung um das regelmäßige Update- und Patch-Management von Software und Systemen, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen auf dem aktuellsten Stand sind und Schwachstellen eliminiert werden. Dies trägt bei zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Systemstabilität und sichert vor identifizierten IT-Vulnerabilitäten und IT-Angriffen.
• Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten außerdem Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Betreuung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs und VoIP-Systemen, um eine verlässliche und sichere Kommunikation intern des Unternehmens zu gewährleisten.
• IT-Beratung und Strategie: Zusätzlich zu den täglichen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch konzeptionelle IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen darin, ihre IT-Strategien zu formulieren und implementieren, um die Unternehmensziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?
Managed IT-Services vs. klassischem Outsourcing: Ein detaillierter Vergleich!
Im Wesentlichen sind Managed IT-Services und traditionelles Outsourcing beides Ansätze zur Externalisierung von IT-Dienstleistungen. Allerdings differenzieren sie sich erheblich in Umfang, Flexibilität und Service-Modell. Hier sind die entscheidenden Differenzen:
1. Umfang der Dienstleistungen:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services beinhalten eine breite Palette proaktiv gesteuerter IT-Dienstleistungen, darunter Infrastrukturoptimierung, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkdienste und IT-Beratung. Absicht ist die ganzheitliche Unterstützung und Optimierung des IT-Betriebs.
o Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf spezifischen IT-Aufgaben wie Datacenter-Management, Softwareentwicklung oder IT-Support, um Einsparungen zu erzielen, ohne die komplette IT-Infrastruktur zu verwalten.
2. Service-Modell und Management:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die eindeutige Leistungskennzahlen und Leistungsstandards definieren. Vorausschauendes IT-Management mit fortlaufender Überwachung und präventiver Wartung.
o Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing dreht es sich um ein reaktives, projektbasiertes Modell. Drittanbieter übernehmen spezifische Aufträge, strategische IT-Vorausplanung bleibt beim Kunden.
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und erweiterbare Konzepte, die sich rasch an ändernde Unternehmensbedürfnisse anpassen lassen.
o Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, Langzeitverträge und bestimmte Tätigkeiten erschweren Anpassungen an neue Business-Bedürfnisse.
4. Kostenstruktur:
o Managed IT-Services: Managed IT-Services verfügen über eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abonnement-Modell. Dies erleichtert die Finanzplanung und vermeidet unerwartete Kosten.
o Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing schwanken die Kosten je nach Umfang und Dauer der Aufgaben, oft projektbasiert oder nach Aufwand, was zu unvorhersehbaren Kosten führen kann.
So setzen Sie Managed IT-Services in Ihrem mittelständischen Unternehmen um!
Die Einführung von Managed IT-Services benötigt sorgfältige Planung und eine systematische Vorgehensweise. Hier sind die wesentlichen Schritte, die in Betracht gezogen werden sollten:
1. Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Zu Beginn sollten mittelständische Unternehmen eine detaillierte Bedarfsanalyse vornehmen. Hierbei geht es darum, die spezifischen IT-Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und eindeutige Vorgaben für die Implementierung von Managed Services zu definieren. Denkbare Überlegungen könnten folgendes umfassen:
• Welche spezifischen IT-Prozesse sollen ausgelagert werden?
• Welche internen Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?
2. Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers
Die Auswahl des geeigneten Managed-Service-Providers (MSP) ist entscheidend für das Gelingen von Managed IT-Services. Dabei sollten mittelständische Unternehmen folgende Aspekte in Betracht ziehen:
1. Praxiswissen und Fachkenntnis: Der MSP sollte über belegbare Erfahrung im Bereich Managed Services besitzen, am besten in ähnlichen Industrien.
2. Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit: Der Service sollte flexibel und skalierbar sein, um mit dem Zuwachs und den Veränderungen des Unternehmens Schritt halten zu können.
3. Technologie und Innovation: Der MSP sollte zeitgemäße Techniken verwenden und kontinuierlich in Neuerungen investieren, um den Kunden immer die besten Konzepte anbieten zu können.
3. Schritt 3: Planung und Umsetzung
Nach der Entscheidung eines geeigneten Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsstufe. Diese umfasst:
• Erstellung eines Umsetzungsplans mit deutlichen Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.
• Schulung der Mitarbeiter, um den Übergang zu den Managed IT-Services reibungslos zu gestalten.
• Einrichtung einer Kommunikationsplattform zwischen dem Betrieb und dem MSP, um eine effiziente Zusammenarbeit zu sichern.
4. Schritt 4: Monitoring und Optimierung
Nach der Implementierung ist es wichtig, die Performance der Managed IT-Services fortlaufend zu monitoren. Regelmäßige Reviews und Reports helfen, die Servicequalität zu evaluieren und Verbesserungen einzuleiten. Ein effektives Monitoring-System gestattet es, Störungen rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der nicht aufzuhaltende Wandel zur Digitalisierung und automatisierten Prozessen stellt mittelständische Unternehmen vor immense Chancen und zugleich beispiellose Schwierigkeiten, wie etwa die Notwendigkeit, mit limitierten Mitteln Schritt zu halten, die IT-Sicherheit sicherzustellen und die betriebliche Effizienz zu erhöhen. Durch die Einführung von Managed IT-Services können diese Herausforderungen jedoch effektiv gemeistert werden.
Managed IT-Services gestatten es Firmen, auf spezialisierte Fachwissen und modernste Technologien zuzugreifen, ohne große Ausgaben in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer deutlichen Steigerung der IT-Effizienz und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer klaren Reduktion der Ausgaben und einer nachhaltigeren Nutzung der Mittel.
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